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      教職工檔案查調須知

      來源:   發布人:  發表日期:2017-04-27  閱讀次數:

      為嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》以及國家關于人事檔案管理的有關規定,認真做好學校人事檔案管理工作,特對人事檔案的查閱、借用、歸檔、轉遞等作如下規定:

      一、查閱

      1.人事處是學校人事檔案主管單位,查閱人事檔案的人員原則上只針對學校人事處工作人員,因工作需要,校內二級單位只針對組織人事秘書(必須是中共正式黨員),且必須持本單位書記簽名、分黨委(黨總支)蓋章的《查閱人事檔案證明》方可到檔案館查閱。

      2.教職工個人,因私需要復印檔案材料或出具有關證明,需有充足理由,經人事處審批,持人事處開具的《人事檔案查閱通知》方可到檔案館由人事檔案管理員負責辦理,任何個人都不能直接查閱本人及親屬和他人的人事檔案。

      3.不承接回復單位或個人電話查詢人事檔案。

      4.國家公務人員因工作需要查檔,必須持工作介紹信和身份證或工作證,到人事處辦理《人事檔案查閱通知》,方可到檔案館查閱人事檔案。

      5.一般情況下,下級不得查閱上級的檔案,查檔人員不得查閱非本單位職工的檔案,不得查閱與解決問題無關的內容,嚴禁泄露或對外公布所查檔案內容。

      6.查閱檔案時,不得拆散、抽換、圈劃、涂改、增刪和損壞檔案材料,未經允許,查檔人員不得摘抄檔案內容;確需摘抄檔案材料,必須用專用的保密記錄本,摘抄材料不得傳閱、復制、丟失,并定期銷毀。禁止將手機和攝錄器材帶入查閱場所,嚴禁拍攝、復制。

      7.查閱人事檔案時人事檔案管理人員必須在場;查閱人事檔案的情況,要在查閱登記薄上詳細記載。

      8.未經允許,任何人不得進入人事檔案庫房;任何人員不得將人事檔案帶到公共場所。

      二、借用

      1.人事檔案一般不能外借,確因特殊需要需借出使用的,到檔案館主頁下載專區下載《借用人事檔案申請》,由申請單位領導簽字并加蓋本單位分黨委(黨總支)公章,經手人簽字后,報經人事處主管處長審批,原則上借期不得超過五個工作日。寒、暑假期人事檔案一律不外借,已借出的要在假期前催回。

      2.借用人事檔案者,必須嚴格遵守保密制度和查檔規定,切實保密,妥善保管,不得轉借、傳閱,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,更不得丟失;否則按國家有關法律規定承擔相應的法律責任和黨紀處分。

      3.借用檔案的單位和個人,不得擅自拍攝復制檔案內容,因工作需要必須從檔案中取證的,須符合國家有關規定,報經人事處審批。

      三、歸檔

      1.人事檔案的歸檔材料必須保證真實、完整、無涂改痕跡,原則上必須歸檔原件;如歸檔的材料是復印件,人事部門必須審核原件,確認與原件相符后在復印件上加蓋人事部門公章,審核人簽名并著明審核日期。

      2.移交人事檔案材料的單位,要嚴格按照《人事檔案材料移交清單》中的要求,將歸檔教職工姓名、工號、身份證號、材料名稱等逐一登記清楚,歸檔時將紙質《人事檔案材料移交清單》(一式兩份)和移交清單電子檔及歸檔材料(按移交清單上的次序排列)移交檔案館存檔。

      3.檔案館應及時將歸檔材料歸入個人檔案,并做好歸檔登記。

      四、轉遞

      人事檔案的轉遞(包括轉入和轉出)由人事處、檔案館協同完成。

      1.人事檔案轉入:學校調入人員、接收畢業生的人事檔案,由人事處審核、登記后,定期統一移交檔案館存檔。

      2.人事檔案轉出:調出等人員需轉出人事檔案,由人事處開具《人事檔案轉遞通知》,檔案館按通知要求進行清理,做好登記后移交人事處,由人事處負責對外轉出。

      附件1《查閱教職工人事檔案證明》

      附件2《借用教職工人事檔案申請》

      附件3《人事檔案移交清單》

      (以上附件到檔案館主頁下載專區下載)

                                                                                                                           人事處 檔案館

                                                                                                                           2017年11月21日

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