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      關于加強高等學校檔案工作的幾點意見

      來源:   發布人:  發表日期:2017-04-27  閱讀次數:

      (1987年4月23日國家教委、國家檔案局發布)

      “六五”期間,全國高等學校的檔案工作在各級檔案部門和教育行政部門的指導下,取得了很大進展。高等學校普遍加強了對檔案工作的領導,成立了專門機構,調配了人員,增加了庫房,添置了設備。由于領導重視和廣大檔案干部的努力,高等學校的檔案工作在學校體制改革、總結教學經驗、進行教學改革、評估教學質量、開展科學研究、評定職稱、落實政策和編史修志等方面,發揮了應有的作用,成為學校管理工作中不可缺少的重要環節,并在社會上產生了較大的影響。

      但是,高等學校的檔案工作發展很不平衡,還有一些亟待解決的問題。如:少數院校領導對檔案工作重視不夠;管理體制不適應形勢發展的要求;檔案材料收集不齊全,檔案集中統一管理的原則尚未很好貫徹執行;人員配備不足,干部隊伍不夠穩定;經費、庫房、設備都不同程度地存在一些困難等。這些問題已經影響到學校檔案工作的進一步發展。

      為了進一步貫徹中共中央、國務院批轉《關于調整我國檔案工作領導體制的請示》的通知(中委〔1985〕29號)精神,落實全國檔案事業“七五”發展規劃,使高等學校檔案工作更好地為教育體制改革,為教學、科研和學校管理等各項工作及兩個文明建設服務,特提出以下幾點意見。

      一、提高認識,加強領導

      要認真貫徹執行中央和國務院關于檔案工作的方針、政策和制度,深刻理解中央關于“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業,是黨和國家各項建設事業必不可少的環節”的批示精神,用戰略的眼光和現代管理的觀念,認識檔案工作的意義和作用,進一步加強對檔案工作的領導。

      高等學校檔案工作是高等學校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣、工作量大,因此,高等學校要把檔案工作納入學校的整體發展規劃,確定一名校院長分管,并列入議事日程,及時研究和解決工作中的重大問題。逐步改善工作條件,使檔案工作能與學校的各項工作協調發展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學校各部、系、所的崗位責任制,納入教學、科研和各項管理人員的職責范圍,逐步做到“四同步”(即布置、檢查、總結、驗收各項工作的,要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作)。加強有關檔案工作的宣傳,使廣大教職工進一步認識到檔案工作的意義和作用,積極支持檔案部門做好工作。部、處、系、所亦應有一名負責同志分管本單位的立卷、歸檔工作。

      各省、自治區、直轄市教育行政部門要和檔案局密切配合,加強對本地區高等學校檔案工作的領導、監督和檢查。近幾年來,許多省市通過協作組、檔案學會等形式,組織各院?;ネㄐ畔?,開展評比檢查、業余培訓、學術交流等活動,收到很好的效果。今后,各地教育行政部門和檔案局應加強領導,并幫助解決活動中的困難和問題,使這些活動注重實效,不斷提高水平。

      二、調整檔案工作管理體制

      目前,除少數高等院校設立了綜合檔案室或檔案館外,多數院校文書檔案室(多隸屬于黨委辦公室)和科技檔案室(多隸屬于校長辦公室或科研處)并存。這種在一個學校內設兩個檔案室的體制,造成領導力量分散,不能合理使用人力、物力、財力,不利于檔案的利用和現代化管理,也容易發生某些不協調現象。因此,在教育體制改革的同時,高等學校的檔案管理體制有必要進行適當的調整。

      根據中委〔1985〕29號文件精神,多數高等學校應積極創造條件,逐步建立綜合檔案室(一般為科級,隸屬于校長辦公室),統一管理全校檔案工作。歷史悠久、規模大、檔案儲量多、工作基礎好的少數重點高等學校,經主管部門批準,可以成立檔案館(系、處級建制)。檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門,又是永久保存本校檔案、提供利用的科學文化事業機構。

      三、穩定、充實檔案干部隊伍,改善工作條件

      要采取切實措施,建立一支有較好的政治、業務素質的高校檔案干部隊伍,并保持相對穩定。高等學校綜合檔案室的人員編制,可根據學校性質、規模,在學??偩幹苾?,參考下列意見配備:??茖W校1~3人,本科院校3~5人,重點院校5~8人;工作量特大的院校,經主管部門同意,可以從實際出發配備。

      專職檔案干部屬專業人員,與教學、科研、圖書管理人員同等對待,要按有關規定,認真做好專業技術職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調動。

      檔案部門的經費,應列入學校預算,統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備,在切塊經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備,以便于開展工作。

      檔案館(室)的庫房建設,應列入學?;窘ㄔO規劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。

      四、做好檔案材料的收集和歸檔工作

      現在,不少高等學校還沒有完全實行文書處理部門和科技文件材料形成部門立卷歸檔制度;許多科研項目的歸檔材料達不到完整、系統、準確的要求;學?;窘ㄔO項目的立項、設計、施工及竣工驗收等環節的技術文件不齊全,給使用和維修帶來很多困難;反映學?;净顒拥慕虒W文件材料,多數未能收集歸檔,有些已經散失;各種載體的檔案材料如照片、錄音帶、錄像帶、機讀材料等,多數院校還未有效地統一管理起來;反映學校與社會聯系的、在校外形成的大量文件材料收集更少;同時,學校簡政放權后,立卷歸檔的分工范圍也起了變化。因此,學校檔案部門應當研究工作中遇到的困難和問題,提出解決辦法,建立、健全必要的規章制度,把反映本校主要職能活動的各種文件材料完整、系統地收集起來。學校各部、處應支持檔案部門的工作,幫助他們疏通渠道,采取有效措施,使文書處理部門和科技文件材料形成部門的立卷歸檔工作真正做到制度化。

      為了發揮檔案部門的監督作用,今后在評定職稱、上報科研成果和驗收基建工程時,應有檔案部門提供的證明,否則不予辦理。對有關領導和個人失職造成重要檔案材料損失的,要追究責任。

      鑒于學校的基本任務是培養人才,在教學活動中產生的文件材料是學校檔案的重要組成部分,各院校應特別重視,組織力量及時收集歸檔,以進一步發揮它在教學管理和質量評估等方面應有的作用。原教育部印發的《高等學??茖W技術檔案工作辦法》和《高等學校文書檔案保管期限表》,曾分別對教學文件材料的歸檔范圍作了規定。為了便于工作,我們擬訂了《高等學校教學文件材料歸檔范圍》(附后)作為對上述兩個文件的補充。由于情況比較復雜,目前暫不規定統一的管理辦法。

      五、進一步做好檔案的利用工作

      加強學校檔案工作的根本目的,是及時、準確地提供檔案材料,為學校和社會服務。前幾年,一些高校由于基礎工作差,人員緊缺,管理水平低,檔案工作遠不能滿足校內和社會多方面的要求。學校檔案干部必須明確樹立全心全意為教學、科研和各項管理工作服務的思想,逐步改變目前服務手段落后,服務方法簡單的狀況。要認真開展編研工作和咨詢服務,主動為利用者提供系統的檔案材料;基礎較好的檔案館(室),可按國家規定,有步驟地向社會開放,最大限度地發揮檔案的作用。各校應從實際出發,逐步完善服務手段,逐步編制必要的檢索工具,健全檢索系統,提高利用工作的質量。有條件的高等學校,在學校統籌安排下,可積極探索電子計算機、縮微貯存、檢索等現代化管理的方法和途徑,逐步實現檔案工作的標準化、規范化和現代化。

      附件:高等學校教學文件材料歸檔范圍

      1.上級教育主管機關下達的指令性、指導性文件:教育改革、教學計劃、專業和課程設置、招生、畢業生分配等方面的計劃、指示、規定、辦法等。

      2.綜合性教學文件材料:學校制定的各種教學制度、辦法、規定、條例,教學工作的各種統計表。

      3.招生工作的材料:招生計劃、簡章、專業介紹、新生名冊,代培計劃、合同,招生工作總結等。

      4.學籍管理的材料:新生登記表,學生學籍卡片、成績卡,在校學生名冊,學生學籍變更(升級、留級、休學、轉學、復學、退學)的材料。

      5.學生獎懲材料。

      6.教學計劃、方案和教學大綱,教學改革方案、總結。

      7.教材方面的材料:自編、主編教材的正本,各系各專業教材使用目錄。

      8.教學實習、生產實習方面的材料:教學實習、生產實習的計劃、大綱、總結、實習指導書、實習講義、實習結果鑒定,有代表性的實習報告等。

      9.課堂教學材料:課程安排表,課程進度表,教師任課安排,典型講義、教案,各系各專業的考試題。

      10.優秀的、典型的畢業論文、畢業設計及評審意見。

      11.研究生及碩士、博士學位獲得者的名冊、學位論文及有關審批文件。

      12.畢業生分配材料:畢業生分配計劃、方案、報告、總結、分配名單、畢業證書存根,供需見面的計劃、合同。

      13.畢業生質量調查材料:學校對畢業生質量調查的計劃、總結、調查表,使用單位對畢業生質量的評審意見等。

      14.師資培訓的計劃、考核和總結,出國進修等文件。

      15.教研室的教學總結,教師教學經驗總結、教師教學質量獎勵材料,教學情況調查表。

      16.教師工作量的規定及執行情況。

      17.夜大學、函授部和各類培訓班、進修班形成的文件和材料。

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