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      會計檔案管理辦法

      來源:   發布人:  發表日期:2017-04-27  閱讀次數:

      (財政部 國家檔案局文件 財會字[1998]32號)

      第一條 為了加強會計檔案管理,統一會計檔案管理制度,更好地為發展社會主義市場經濟服務,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,制定本辦法。

      第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建帳的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位),應當依照本辦法管理會計檔案。

      第三條 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

      第四條 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。

      第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:

      (一) 會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。

      (二) 會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。

      (三) 財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

      (四) 其他類:銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

      第六條 各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

      當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

      移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。

      第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

      各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

      第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

      會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

      第九條 本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

      各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。

      第十條 保管期滿的會計檔案,除本辦法第十一條規定的情形外,可以按照以下程序銷毀:

      (一) 由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

      (二) 單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

      (三) 銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時,應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時,應當由同級審計部門派員參加監銷。

      (四) 監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。

      第十一條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

      正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

      第十二條 采用電子計算機進行會計核算的單位,應當保存打印出的紙質會計檔案。

      具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,并報財政部、國家檔案局備案。

      第十三條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的,從其規定。

      第十四條 單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案;單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或稱交檔案館代管,各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按規定辦量交接手續。

      單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案,對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接單位保存,并按規定辦理交接手續。

      第十五條 單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應由原各單位保管。

      第十六條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。

      第十七條 單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

      移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

      交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

      第十八條 我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案,應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。

      第十九條 預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

      第二十條 各省、自治區、直轄市人民政府財政部門、檔案管理部門,國務院各業務主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據本辦法的規定,結合本地區、本部門的具體情況,制定實施辦法,報財政部和國家檔案局備案。

      第二十一條 本辦法由財政部負責解釋,自1999年1月1日起執行。1984年6月1日財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》自本辦法執行之日起廢止。

      會計檔案保管期限表

      附表一: 企業和其他組織會計檔案保管期限表

      序 號

      檔 案 名 稱 保管期限 備注

      一 會計憑證類

      1 原始憑證 15年

      2 記帳憑證 15年

      3 匯總憑證 15年

      二 會計帳簿類

      4 總帳 15年 包括日記總帳

      5 明細帳 15年

      6 日記帳 15年 現金和銀行存款日記賬保管25年

      7 固定資產卡片 固定資產投資清理后保管5年

      8 輔助帳簿 15年

      三 財務報告類 包括各級主管部門匯總財務報告

      9 月、季度財務報告 3年 包括文字分析

      10 年度財務報告(決算) 永久 包括文字分析

      四 其他類

      11 會計移交清冊 15年

      12 會計檔案保管清冊 永久

      13 會計檔案銷毀清冊 永久

      14 銀行余額調節表 5年

      15 銀行對帳單 5年

      附表二: 財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表

      序號 檔案名稱 保管期限 備注

      財政總預算 行政單位 事業單位 稅收會計

      一 會計憑證類

      1 國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證 10年

      2 各收入機關編送的報表 10年

      3 行政單位和事業單位的各種會計憑證 15年 包括:原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表

      4 各種完稅憑證和繳、退庫憑證 15年 繳款書存根聯在銷號后保管2年

      5 財政總預算撥款憑證及其他會計憑證 15年 包括:撥款憑證和其他會計憑證

      6 農牧業稅結算憑證 15年

      二 會計賬簿類

      7 日記賬 15年

      8 總賬 15年

      9 稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬 25年

      10 明細分類、分戶賬或登記簿 15年

      11 現金出納賬、銀行存款賬 25年

      12 行政單位和事業單位固定資產明細賬(卡片) 行政單位和事業單位固定資產報廢清理后保管5年

      三 財務報告類

      13 財政總預算 永久

      14 行政單位和事業單位決算 10年

      15 稅收年報(決算) 10年 永久

      16 國家金庫年報(決算) 10年

      17 基本建設撥、貸款年報(決算) 10年

      18 財政總預算會計旬報 3年

      所屬單位報送的保管2年

      19 財政總預算會計月、季度報表 5年

      所屬單位報送的保管2年

      20 行政單位和事業單位會計月季度報表 5年

      所屬單位報送的保管2年

      21 稅收會計報表(包括票證報表) 10年 電報保管1年,

      所屬稅務機關報送的保管3年

      四 其他類

      22 會計移交清冊 15年

      23 會計檔案保管清冊 永久

      24 會計檔案銷毀清冊 永久

      注:稅務機關的稅務經費會計檔案保管期限,按行政單位會計檔案保管期限規定辦理

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